Cartões de crédito corporativos para funcionários

Você deve emitir cartões de crédito corporativos para funcionários? Descubra os benefícios e perigos dos cartões de crédito emitidos por funcionários e quais são os melhores passos.

Se você é um empregador que tem funcionários que incorrem em despesas no processo de fazer negócios, uma excelente maneira de observar essas despesas e controlar os custos é com cartões de crédito corporativos para funcionários. Usados corretamente, os cartões de crédito corporativos podem ajudá-lo a atingir muitas das suas metas comerciais. Infelizmente, eles também podem provar ser a ruína de você e de seus funcionários, pois eles pavimentam o caminho para a queda livre corporativa, ou pelo menos alguns degraus abaixo na escada.

O que é um cartão de crédito corporativo?

Cartões de crédito corporativos são um grupo de acordos que são separados e distintos do crédito pessoal e de pequenas empresas. Uma empresa pode fornecer aos seus funcionários cartões de crédito corporativos para cobrar despesas aprovadas relacionadas aos negócios, geralmente de natureza de viagem. Um cartão de crédito corporativo é normalmente emitido em nome da empresa e com o nome do funcionário nele. Ao contrário dos cartões de crédito pessoais e de pequenas empresas, os cartões de crédito corporativos são emitidos por apenas algumas organizações. Eles também são emitidos diretamente entre a empresa e o emissor.

Conhecendo as regras

Independentemente de onde um cartão de crédito corporativo venha, ele deve ser aceito com um entendimento completo de como ele funciona. Isso vale não apenas para a pessoa que usa o cartão, mas também para a empresa. Isso evita muitos mal-entendidos que podem custar a todos. O primeiro deles é quem é responsável pelo pagamento. Alguns cartões têm a disposição de que, apesar de ser um cartão de crédito empresarial, o funcionário é responsável por garantir que o pagamento seja feito. Para outros, a empresa para a qual o funcionário trabalha é responsável pelo pagamento.

Colocando as regras em ação

Um dos principais benefícios de usar cartões de crédito corporativos é o fato de que eles permitem que os empregadores monitorem mais de perto os gastos de seus funcionários, especialmente quando eles estão fora do escritório em viagem. Qualquer empresa que emita um cartão de crédito corporativo deve certificar-se de que suas políticas sobre procedimentos, limites de gastos e restrições sejam compreendidas e seguidas pelos funcionários. Por exemplo, certos custos, como passagens aéreas e aluguel de carros, podem ser colocados no cartão de crédito, enquanto aqueles como combustível e custos de pedágio devem sair do bolso do funcionário.

Os funcionários também devem entender que, mesmo quando cobranças de uma natureza específica são aprovadas, limites ainda podem ser impostos a elas. Regras como essa podem ser aplicadas de forma ampla ou de acordo com certas categorias de comerciantes. Por exemplo, uma empresa pode aprovar um certo limite de gastos para refeições, especialmente quando os clientes estão sendo entretidos, mas se o mesmo representante decidir que quer enviar flores a um cliente, isso pode não ser permitido. Restrições anteriores sobre os gastos de um cartão podem limitar esse tipo de despesa.

Evitando armadilhas

Sempre que um cartão de crédito corporativo é emitido, deve haver algum entendimento por parte do funcionário sobre como esse cartão pode ser usado. Algumas empresas até oferecem aulas de treinamento sobre o uso de cartões de crédito corporativos para que as informações básicas sobre seu uso sejam comuns a todos e ninguém possa dizer que não estava ciente das regras de emissão.

Um perigo primário dos cartões de crédito corporativos é quando os funcionários misturam uso pessoal e comercial. Obviamente, em nenhum momento uma despesa pessoal deve ser cobrada de um cartão de crédito corporativo. Felizmente, com os controles certos nesse cartão, esses tipos de problemas de gastos podem ser controlados e eliminados. Na maioria dos casos, esses problemas ocorrem quando um funcionário quer pular o incômodo de fazer duas transações diferentes ao mesmo tempo, pensando "posso reembolsar a empresa mais tarde". Por outro lado, em muitos casos, esse acerto de contas nunca acontece e coloca o funcionário em rota de colisão com a gerência da empresa.

Uma aplicação liberal do senso comum

Se há uma vantagem no uso de cartões de crédito corporativos, é a capacidade que as empresas têm de manter os funcionários cientes de que estão sendo observados. Isso não deve ser motivo de preocupação, no entanto. Deve colocar os funcionários em alerta de que seus gastos em nome dos negócios são importantes e que eles devem exercer o bom senso na maneira como gastam os cofres da empresa. Qualquer outra coisa só afeta negativamente os resultados financeiros de uma empresa, o que afeta os funcionários também.